Algo más que traducir
Blog sobre traducción profesional, localización de videojuegos, software, aplicaciones móviles, sitios web y tecnologías de la traducción por Pablo MuñozTraductor inglés-español especializado en localización

5 reglas de oro para traducir más y pasar menos tiempo en el correo

Admítelo: a veces pasas más tiempo en el correo que traduciendo o haciendo alguna otra cosa más productiva. Porque aunque gestionar el correo sea parte de nuestro trabajo, en el caso de un traductor las cosas no se traducen solas contestando correos, por no hablar de que toda interrupción nos aleja de un estado óptimo de concentración. Pero ¿cómo podemos remediar esto? He aquí una serie de claves que a mí me han funcionado estupendamente como traductor autónomo.

Regla 1: Anula la suscripción a correos que solo molestan

TripAdvisor te dice que Fulanito recomienda tal hotel en Madrid. Menganito ha visto tu perfil en LinkedIn. Y en Zara tienen ropa nueva esta semana. Pero la cuestión es… ¿y a mí qué?

Vale, no pasa nada. A mí por ejemplo me gusta estar al tanto de LinkedIn. Pero los correos de TripAdvisor y Zara no me importan. En tu caso puede ser al revés, pues eso ya depende de cada uno. Sea como sea, la idea principal que quiero transmitir es que estoy seguro de que hay muchos correos que te llegan que te dan igual y que solo te molestan. El primer paso es reconocerlo.

Así que a partir de ahora, cuando recibas un boletín de noticias o un correo que ni te va ni te viene de una empresa, ve abajo del todo, busca la opción para darse de baja y no tengas piedad. Habrás ganado unos cuantos minutos al año. Repite la operación con varios correos similares y habrás ganado varios días al año de tiempo antes malgastado. Si estás suscrito a listas de distribución, busca la opción para que solo te llegue un resumen diario (llamado digest).

Una ayudita: usa Unroll.me para hacer todo esto de forma óptima y haz que te llegue un correo diario a las 8 de la tarde con todo este tipo de correos. Ya verás qué paz y tranquilidad.

Regla 2: Filtra correos por tipo creando etiquetas

No todos los correos tienen la misma importancia. Un correo de tu mejor cliente quizás debería destacar sobre el del resto de clientes, pero eso lo dejo a tu elección. Lo que sí es importante es que un correo de trabajo destaque sobre el resto. Y, del mismo modo, un comentario del blog debería destacar sobre un correo de tu madre. O bueno, casi que un correo de tu madre debería destacar sobre todos los demás. 😛

Para priorizar nuestros correos, debemos tener claro cuáles son los más importantes de un vistazo sin necesidad de abrirlos. Estoy seguro de que hoy en día casi todos los clientes de correo tienen una función de crear etiquetas o carpetas, pero desde luego Gmail sí que la tiene y solo puedo decir que es FUNDAMENTAL aprovechar las etiquetas de Gmail. Si encima lo combinamos con la nueva bandeja de entrada de Gmail, disponible también para iPhone y Android, pues ya ni os cuento. A ver qué os parece la siguiente imagen:

gmail

¿A que queda más claro así? Para crear un filtro, no tienes más que seguir los simples pasos de este artículo: How to Create a Filter in Gmail (incluye vídeo). Deberás crear diferentes filtros según tus necesidades, pero créeme que merece la pena.

Regla 3: Contesta al instante si te lleva menos de 2 minutos

Recibes un mensaje, lo lees y, aunque podrías tardar nada contestando, prefieres contestar luego. Pues amigo, para eso mejor cierra el correo. Berto Pena de ThinkWasabi llama a esto la regla de los 2 minutos: si puedes contestar en el acto sin que te lleve demasiado tiempo, no vaciles y hazlo. No lo dejes para después. Y así además te ganas la fama de que contestas rápido.

Contestar rápido además tiene varias ventajas, incluido que evitarás enrollarte, porque no hay nada peor para la productividad que un correo eterno. La gente no tiene tiempo para leer toda tu vida a menos que sea un amigo. Ve al grano. No tienes por qué ser frío o soso, pero simplemente no des la chapa más de lo necesario. Todos ganaréis. Una win-win situation que dicen por ahí.

Para leer: hábitos esenciales para no sufrir el email

Regla 4: Archiva, archiva y vuelve a archivar

No hay nada que me dé más paz mental que ver máximo unos 5 correos en mi bandeja de entrada (y si no hay ninguno, ya ni te cuento). En Gmail y probablemente otros clientes de correo, hay una función llamada “Archivar” que hace milagros: te quita de la bandeja de entrada un correo, pero lo deja dentro del sistema de correo para que puedas encontrarlo mediante la búsqueda si lo necesitas más adelante. Considéralo un juego: cuanto antes tengas la bandeja de entrada vacía, más libre te sentirás.

Truco para Gmail: ve a Configuración > Labs y activa la opción “Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta”. Así, cuando contestes a un correo, desaparecerá de tu bandeja de entrada automágicamente. Impresionate.

Un breve vídeo sobre cómo archivar correo en Gmail:

Regla 5: Utiliza las combinaciones de teclas

Si ya dominas las combinaciones de teclas de Trados y compañía e incluso te atreves con los del navegador, ¿por qué no haces lo mismo con tu cliente de correo? En Gmail puedes activarlas en la pestaña principal de Configuración. Es increíble el tiempo que puedes ahorrar con las combinaciones de teclas. Estas son las que más uso yo:

  • Alt + Tab: envía un correo. Si encima lo combinas con el truco que mencionaba en la regla anterior de Enviar + Archivar, no sabes la de clics que ahorrarás a lo largo del día. Imagina en una semana, en un mes y en un año. Es para pensárselo.
  • e: archiva el mensaje que tienes abierto.
  • c: empieza a escribir un mensaje sin tener que darle a Redactar.

Hay muchas más combinaciones en Gmail que puedes ver si pulsas Alt + ? en la ventana principal de Gmail, pero con solo esas créeme que ganarás en velocidad.

Conclusión

Aplica tan solo una de estas reglas y notarás el cambio. Aplícalas todas y fliparás. Hasta puede que te entre el mono al ver la bandeja de entrada tan poco activa. Si te pasa eso y no tienes mucho trabajo, recuerda todas cosas que dijiste que harías si tuvieras tiempo. Ya no tienes excusa para no hacerlas.

¡Pero espera, que hay más!

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Pablo Muñoz Sánchez

Pablo Muñoz Sánchez

English > Spanish Game Translator
Soy traductor inglés > español con más de 8 años de experiencia especializado en localización de videojuegos y software. He traducido juegos como Metroid y Fire Emblem y ahora trabajo, entre otras cosas, como revisor para un gigante tecnológico. También soy cofundador de Traduversia, una plataforma de cursos online para traductores. Más sobre mí | Mis cursos | Mi web
Pablo Muñoz Sánchez
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36 comentarios

  1. ¡Qué útil Pablo!
    Desde luego le gestión de Gmail y los atajos del teclado son (todavía) una de mis asignaturas pendientes. A ver si este veranito saco tiempo para hacerme por fin con ello.

    Gracias por compartir esta información.

    Saludos,

    Lourdes

  2. ¡Muy interesante! A veces me desespera que suene el móvil quinientas veces para comprobar que IBERIA está que lo tira todo por la ventana o que en Tripadvisor tienen una selección de hoteles con piscina en la Conchinchina. Y lo de las etiquetas me parece una idea genial.
    Yo ahora mismo estoy utilizando el cliente correo de Mac (Mail), ¿qué ventajas encuentras en gmail frente a los clientes correo? 🙂

    Otra entrada estupenda, como de costumbre. ¡Buen día!

    Leticia

    • Ufff, sí, no hay nada como evitar todo ese tipo de interrupciones. Al principio te sientes raro por no recibir tanta notificación, pero anda que no haces cosas a gusto así… 😉

      A mí lo que más me gusta de Gmail es que tienes el correo en cualquier lado, basta poner tus datos y listo, y créeme que tiene bastante seguridad (no es la primera vez que me ha saltado lo de que alguien ha iniciado sesión en alguna otra parte o cosas parecidas y me ha dado la opción de cortar esa conexión). Siempre hay herramientas para hacer copias de seguridad en el disco duro. Yo que me muevo bastante no podría vivir sin la “nube” en el correo. Y si se fastidia el ordenador, sé que está todo ahí. 🙂

      Nada más que por las etiquetas merece la pena, al menos para mí. Luego tiene un montón de complementos como detener los correos durante X horas para centrarte en algo, reenviarte el correo más adelante, etc.

      Mucho me tienen que convencer para volver a otro cliente de correo. 😛

      Pablo

  3. ¡Hola, Pablo!

    Una entrada muy interesante. La productividad en el correo es una de la cosas en las que más he trabajado en los últimos meses, porque rápidamente me di cuenta de que se me iba media mañana o media tarde en contestar los correos que tenía. Pronto descubrí la función de archivar de Gmail, las etiquetas y Boomerang, y la verdad es que noté mucho el cambio. Desde entonces, siempre procuro tener mi bandeja de correo limpita al final del día, y no más de 4 o 5 mensajes pendientes, y SE NOTA MUCHÍSIMO.

    Y luego, tener ordenado el correo también es útil para otros trámites que no consisten únicamente en contestar mensajes. Sin ir más lejos, tuve que preparar una memoria de unas prácticas que hice, y en vez de dedicarme a aglutinar documentos en carpetas y demás, decidí crear una etiqueta especial para eso en Gmail. Fue lo mejor que pude hacer porque cuando pasaron los meses tenía todos los encargos que había hecho ordenados de forma cronológica gracias a esta etiqueta, y redactar la memoria fue muy sencillo porque lo tenía todo a mano. Creo que, si hubiera optado por descargar documentos, crear carpetas, etc., probablemente hubiera perdido más tiempo.

    Tomo nota del resto de recomendaciones, como la de los atajos, que sabía que existía pero todavía no me había puesto a experimentar, o el truco de unrollme (recibo varios correos diarios que no quiero recibir y, entre unas cosas y otras, nunca me he puesto a anular suscripciones por pereza).

    En fin, muchas gracias por estas aportaciones tan interesantes.

    ¡Un saludo!

  4. ¡Hola, Rafa!

    Ostras, ¡qué buena la idea de organizarte también gracias al correo! La verdad es que es increíble cómo puedes gestionar el correo gracias a Gmail. Prueba la nueva bandeja de entrada y ya verás: yo uso Unroll.me para estar al tanto de las suscripciones, pero para no añadir un paso más y no depender de un servicio, luego me encargo de todo en Gmail. Pero la primera vez ayuda mucho para quitar suscripciones.

    Yo gracias a la función de archivar sé más o menos lo que tengo pendiente y la libertad que tengo para hacer cosas que no sean de trabajo. Dicen que no es buena idea que tu bandeja de entrada de correo te marque el ritmo porque eso quiere decir que dependes de los demás, pero a mí me da resultado normalmente. 🙂

    Gracias por comentar y un saludo,

    Pablo

  5. Hola, Pablo.

    En relación con la regla 4, a mí me es de gran ayuda tener una etiqueta llamada «.seguimiento». Con ella no pierdo de vista los mensajes que tengo que responder, o los que ya he contestado y queda pendiente que el destinatario responda o haga otra cosa, como pagar una factura.

    De esta forma, todos los mensajes de los frentes que tengo abiertos están en el mismo sitio (y, a su vez, en la carpeta que les corresponde) y la bandeja de entrada está vacía.

    Un saludo,
    Manuel

    • Hola, Manuel:

      Hacia tiempo que no te veía por aquí. 🙂

      Mmmm, lo que comentas la verdad es que tiene también sentido, sobre todo cuando es el otro el que tiene que realizar una acción. Me lo apunto. 🙂

      ¡Gracias por el consejo!

      Pablo

  6. ¡Excelente entrada, Pablo!

    Todas las reglas que compartís son más que importantes porque, definitivamente, nos ayudan a ser más productivos. En mi caso, me sirvió muchísimo poner horarios para abrir el correo y aplicar la regla de los 2 minutos. A los mensajes que me llevan más tiempo los envío a FacileThings (te lo recomiendo), un programa con el que pongo en práctica el sistema Getting Things Done, de David Allen. Hace un tiempo que lo vengo utilizando y, la verdad, estoy más que conforme porque sé que todo lo tengo allí, por lo que no me voy a olvidar de nada ni de nadie. 😉

    ¡Saludos!

    Fernando

    • ¡Hola, Fernando!

      Muchas gracias por la recomendación de FacileThings, no lo conocía. Lo cierto es que he leído muchísimo sobre GTD, pero nunca he leído lo que es el libro.

      Hay que seguir intentando marcarse objetivos para ser más productivos cada día. 🙂

      Un saludo,

      Pablo

      • Leí las versiones en inglés y español del libro de David Allen porque, sinceramente, me gustó mucho su metodología.

        Eso sí, cuando intentas ponerla en práctica, tardas un poquito en acostumbrarte a cubrir tantos frentes, pero, al fin y al cabo, tiene mucha lógica lo que dice. No es fácil, pero tampoco imposible. 😉

        Saludos.

        Fernando

    • Hola, Fernando:

      Me ha parecido muy interesante la aportación de FacileThings. Yo tampoco lo conocía, pero no me queda muy claro si es de pago o qué. En la página pone que puedes disfrutar de servicio ilimitado hasta el 1 de julio, y no sé si después toca pagar. En fin, en cualquier caso tiene muy buena pinta. Si es gratuito me lo instalaré ya, porque necesito cosas así.

      Un saludo.

      Rafa

      • Hola, Rafa:

        Es un servicio de pago, pero podés usar la versión completa hasta el 1 de julio. Probé varias herramientas para GTD, pero me quedé con esta porque me pareció muy completa y la mejor opción para novatos en GTD como yo. Cuando se me venció la versión de prueba, la pagué con gusto porque me sirve muchísimo para recordar todo lo que debo hacer. Además, me permite fijar mis objetivos para diferentes áreas de mi vida, integrarlo con Twitter, Evernote, etc., enviar correos que debo responder a la bandeja de entrada de FacileThings, crear proyectos que voy a completar en diferentes etapas, entre otras cosas más. Si implementás GTD, esta herramienta es, sin lugar a dudas, muy útil.

        Saludos.

        Fernando

  7. ¡Qué útil!

    Yo ya clasificaba los mensajes, pero a mano. Con los filtros voy a ahorrar muchísimo tiempo. Eso sí, a mí no me salen las etiquetas de colorines como a ti. 🙁

    ¡Un saludo!

    Itziar

    • Uf, ¡ya te digo, itiziar! No va a haber color, ya lo verás. 🙂

      Un saludo,

      Pablo

      • ¿No va a haber jamás color? Quiero colorcitos como los tuyos. 🙁

        Pablo, estoy feliz por esta entrada. Yo que soy media lela para todo esto, no sabés lo chocha que estoy ahora que miro mi bandeja y está neat. *pun intended*

        Gracias, gracias y más gracias. Todos los días se aprende algo nuevo, y esto… no lo sé explicar. Es como un nuevo mundo. =))

        Te invito a que quieras escribir sobre la productividad para aquellos a los que el tomatito no les sirve tanto > 0/

        Besos y espectacular la entrada.

  8. ¡Qué entrada tan útil!

    El tema de la productividad y de automatizar acciones habituales es uno de mis quebraderos de cabeza así que me viene genial que escribas sobre esto porque es como darme un coscorrón para ponerme con ello YA.

    ¡Un saludo!

    Elena 🙂

    • Je, je, ¡me alegro, Elena! Yo he tardado mucho tiempo en darme cuenta de estas cosas, así que qué menos que intentar compartir mis truquitos por si le sirve a alguien más. Eso sí, hay que tener paciencia y no intentar hacerlo todo de golpe, es mejor ir poco a poco. 🙂

      Un saludo,

      Pablo

  9. Hola, Pablo:
    Me he propuesto aplicar todos tus consejos, porque me parecen geniales. De momento, ya me he abierto una cuenta en unroll.me y me he quitado un peso de encima… ¡Menudo descubrimiento! ¡Te estaré eternamente agradecida! :-))))
    ¡Saludos!
    Marta

  10. ¡Hola, Marta!

    Me alegro de que te parezcan útiles estos truquitos. Nada más que con el Unroll.me ya notarás la diferencia, ya lo verás… Lo más importante es seguir usándolo para identificar qué correos son los que casi nunca lees para anular la suscripción definitivamente. 😉

    Un saludo,

    Pablo

  11. ¡Muy útil! ¡Voy a aplicarlo pero ya!
    Un saludo,

    Neus

  12. Muy buena entrada Pablo, me van a servir mucho estos consejos, en especial Unroll.me, no sabes lo que me molesta recibir tanto correo de groupon, tripadvisor y muchas otras suscripciones.
    Lo mejor de todo en Gmail es que archivar no correos no puede ser más sencillo con la nueva versión de la aplicación móvil, solo un movimiento de dedo y listo.

  13. ¡Hola, Pablo!

    ¡Tremenda entrada te has marcado! Mil gracias por ampliar tanto la información. ¡Y gracias por código! 😉

  14. Hey Pablo, me ha encantado Unroll.me. Qué placer hacer clic, clic, clic… hasta 37! Muchas gracias por el consejo.

  15. Je, je, ¡me alegro, Mónica! 🙂

  16. Petrus O'Beinsligh dice:

    ¿No estáis un poco locos ya con la tan cacareada productividad en todos los ámbitos? Qué manía con hacerlo todo lo más deprisa posible e ir ahogados. En fin, dentro de unos años ya tendréis problemas psiquiátricos bien asentados, ya…

    • Hola, Petrus:

      Para mí la productividad es hacer más y mejor en menos tiempo optimizando el tiempo, no ir estresado. De hecho, ser productivo me permite disminuir mi nivel de estrés al estar más centrado y tener más tiempo libre.

      Un saludo,

      Pablo

  17. Acabo de descubrir tu blog y es una pequeña mina de oro. Me tendrás rondando por aquí cada vez que saque un poco de tiempo para leer detenidamente las entradas ^^

  18. Ojito con el Alt + Tab… Si como yo usas este atajo para cambiar la ventana activa.
    No tardarás mucho en desactivar los atajos de Gmail. Bastan un par de correos enviados antes de tiempo 😉

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